Arkistoaineisto vaatii huomiota ennen muuttoa

On aika pyyhkiä pölyt, käydä läpi dokumentit ja siirtää vanhimmat ja arvokkaimmat niistä Kansallisarkiston huomaan. Lammin seurakunnan arkistot kokevat muutoksen uuden seurakuntatalon myötä, sillä uudessa rakennuksessa ei ole enää holvisäilytystilaa. Nykyään paperisen arkiston muodostuminen on vähäistä, lähinnä toimielinten kokousten pöytäkirjoja ja viranhaltijapäätöksiä, sillä kirkon jäsentiedot ovat pääosin sähköisessä muodossa. Talous- ja kiinteistöhallinnossa muodostuva arkisto säilytetään Hämeenlinnan seurakuntayhtymän tiloissa. Uuteen seurakuntataloon tulee dokumenteille ainoastaan paloturvakaapit ja niitäkin vain rajallinen hyllymetrimäärä.

Seurakunnan arkistoaineistoissa on läpikäymistä.

Säilytystilat ylipäätänsä vähenevät uuden seurakuntatalon ollessa kompaktimpi toimintayksikkö. Siinä on urakkaa kyllikseen, kun ryhtyy käymään läpi seurakunnan arkistoa. Arkistossa on itsenäisen seurakunnan ajalta materiaalia 1800-luvulta lähtien; käsin kirjoitetut kirkonkirjat sekä talous- ja kiinteistöhallinnon asiakirjat, lisäksi pöytäkirjat ja viranhaltijapäätökset. Asiakirjojen seulonta tuhottavien, siirrettävien ja Kansallisarkistoon menevien välillä täytyy tehdä huolellisesti ja asiantuntemuksella.

Heli ja Seija työn touhussa.

Seurakunnan sihteerin Seija Koiviston avuksi ja neuvojaksi tuli asiakirjahallinnan suunnittelija Heli Asuintupa, joka antoi Seijalle perehdytyksen siihen, kuinka dokumentteja tulee jaotella ja käsitellä. Arkistosiivousprojekti lähti käyntiin intensiivisellä viikonlopun kestävällä rupeamalla helmikuun lopussa. Seija sai ohjeet ja opastuksen dokumenttien käsittelyyn Heliltä, ja tulevien kuukausien aikana Seijan vastuulla on viedä arkistoaineiston muuttosiivous päätökseen. Heli toimii tarvittaessa etätukena auttaen mahdollisissa ongelmatilanteissa. Deadline projektille on käytännössä se hetki, kun seurakunnan toiminnot siirtyvät uuteen seurakuntataloon. Arkistomateriaalien läpikäyminen on iso urakka, joka lepää käytännössä Seijan harteilla.

– Haasteena on, kuinka ja missä välissä kerkiän keskittymään muilta töiltä arkiston siivoukseen, pohtii Seija.

Työtä helpottavana aspektina voi pitää sitä, että Lammin seurakunnan arkisto on valmiiksi aika hyvässä järjestyksessä. Osa määräajan säilytettävistä asiakirjoista vain on ollut arkistossa niin kauan, että säilytysajat ovat ehtineet kulua loppuun.

Seija tarkastaa huolellisesti jokaisen dokumentin.

– Se helpottaa paljon, että on tehtynä arkistoluettelo. Arkistotilaan helposti kertyviä sekalaisia paperipinoja ei täällä onneksi ole. Lammilla esityötä on tehty paljon ja arkistodokumenteista on pidetty huolta, toteaa Heli.

TURVAVARUSTEIDEN KERA

Heli esitteli erilaisia arkistokoteloita, joita käytetään. Kotelot ovat happovapaita, ja siten ne kestävät arkistointia hyvinkin pitkiä aikoja, vähintään 100 vuotta. Arkistointityö on mielenkiintoista ja tarkkaa puuhaa, eikä siinä kannata kiiruhtaa, koska silloin syntyy vain virheitä. Jokainen Kansallisarkistoon siirrettävä arkistokotelo ja sidos merkitään tarkasti, ja apuna käytetään ”vaippalehtiä” eli suojalehtiä/suojapaperia. Vaippalehteen voidaan tehdä tarvittaessa merkintöjä, ja paperi itsessään suojaa säilytettävää dokumenttia ympäristöltä.

Kansallisarkistoon menevät dokumentit asetetaan
vaippalehtineen happovapaisiin arkistokoteloihin.

Seija ja Heli käyttivät suojamaskeja ja -hanskoja käydessään läpi arkistomateriaaleja. Pitkään levänneet kansiot ovat keränneet päälleen tuntuvan kasan pölyä, jonka hengittäminen ei ole mieluista puuhaa pidemmän päälle. Arkistopölyn vuoksi on myös hyvä käyttää hanskoja, jotka suojaavat myös kaikelta muulta lialta, jota voi dokumenteista ja kansioista irrota. Ja toisinpäin, käsistä ei tällöin irtoa rasvaa asiakirja-aineistoon. Lisäksi kansioiden sisällä asustelee myös vikkeliä ”arkistoötököitä”, joiden kanssa ei halua olla liian läheisesti tekemisissä.

DOKUMENTTIEN LÄPIKÄYNTI ON TARKKAA PUUHAA

Käytännössä dokumentit käydään läpi ja jaotellaan kolmeen eri kategoriaan: pysyvästi säilytettävät eli lopulta Kansallisarkistoon menevät, määräaikaisesti säilytettävät dokumentit sekä tuhottavaksi päätyvät. Tärkeää on, että tuhottavaksi päätyvät aineistot sijoitetaan erityisiin tietoturvaroskiksiin. Siten varmistetaan, ettei vahingossakaan käy niin, että dokumentit päätyisivät vääriin käsiin.

Arkistoötökkä juoksemassa karkuun!
Ne aiheuttavat vahinkoa arkistoitavana oleville dokumenteille.

– On vaikea sanoa, kuinka kauan menee yhden arkistokansion läpikäymiseen. Se riippuu todella paljon siitä, millaisesta sisällöstä on kyse. Kansio voi olla käyty läpi muutamassa minuutissa tai sitten sen kanssa voi mennä esim. yksi tunti. Ja todettakoon, että sähköiset/digitaaliset asiakirjat vaativat ihan yhtä lailla samankaltaisia toimenpiteitä kuin fyysiset arkistot. Niitä täytyy ylläpitää, huoltaa ja hävittää säännöllisesti eli työ vain muuttaa muotoaan, toteaa Heli.

Arkistointi on seurakuntien lakisääteinen tehtävä. Kirkkohallitus ohjeistaa seurakuntia arkistoasioissa. Uuden kirkkolain myötä noudatetaan entistäkin tarkemmin arkistolakia.

– Harvoin seurakunnilla on kuitenkaan tarvittavia resursseja arkistonhoitoon ja asianhallintaan, pohtii Heli.

Hävitykseen menevät dokumentit viedään
tuhottavaksi asianmukaisella tavalla.

Tässä on esimerkkinä ohjeistus, jota Lammin seurakunnan tulee noudattaa aineistojen kohdalla, jotka on tarkoitus sijoittaa Kansallisarkistoon.

• Kansallisarkisto voi ottaa säilytettäväksi maksutta 40 vuotta vanhempia, digitoituja kirkonkirjoja. Muun aineiston osalta maksuttomuuden raja on 100 vuotta. Vastaanotto koskee vain aineistoja, jotka vanhan terminologian mukaisesti on määrätty säilytettäväksi pysyvästi.

• Seurakunnan tulee sijoittaa säilytettävät aineistot sijoittaminen arkistokelpoisiin säilytysvälineisiin, luettelointi ja säilytysyksiköiden mittaaminen (leveys, korkeus, syvyys). Aineistojen siirto tapahtuu seurakunnan kustannuksella.

- Aineistojen metatiedot tallennetaan Kansallisarkiston käytössä olevaan arkistotietokantaa, jota varten tarvitaan erinäisiä tietoja:

* Talletettavien asiakirjojen hyllymetrimäärä.

* Tarkemmat tiedot aineistokokonaisuuksista (asiakirjojen nimikkeet, rajavuodet, säilytysyksiköt jne.) eli luettelo siirrettävistä aineistoista.

* Tarvitaan myös tietoa siitä, minkälaisia homevaurioita asiakirjoissa on, sekä siitä, miten ja milloin aineiston mahdollinen puhdistus on ajateltu tehtäväksi.

* Asiakirjojen siirtokunto pitää määritellä. Lähtökohtana edellytetään, että aineisto on siirtokunnossa, eli se kestää siirron ja voidaan säilyttää sellaisenaan. Rikkinäiset ja hauraat sidokset on suojattava esimerkiksi arkistokoteloilla siten, että ne suojaavat aineiston vahingoittumiselta ja lisävaurioilta. Jos sidokset ovat kunnossa, ne eivät tarvitse mitään erityissuojausta.

- Kaikista talletuksista tehdään talletussopimus, jossa tarkemmin kerrotaan kummankin osapuolen vastuista ja velvollisuuksista. Lisäksi Kansallisarkisto edellyttää, että kirkkoneuvosto, kirkkovaltuusto tai vastaava päätösvaltainen toimielin on tehnyt päätöksen asiakirjojen tallettamisesta Kansallisarkistoon ennen kuin aineistoja siirretään Kansallisarkistoon. Asia on ohjeistettu myös Kirkkohallituksen yleiskirjeessä 6/2012.

Teksti: Markus Monteiro Kartano / Lammin seurakunta

Kivikirkko / Maaliskuu 2023

Haastattelu: 26.2.2023 / Seija Koivisto ja Heli Asuintupa